常見問題

承辦人作業Q & A

Q2:新系統之「專案管制申請」電子表單是否可使用線上表單核准?


因尚未開放公司簽稿之線上簽核,因此「專案管制申請」表單雖已具備線上批核功能,惟因副總經理尚未使用公文系統批核公文,故「專案管制申請」仍請承辦人印出紙本申請單陳核。




Q1:為何創稿列印上下出現不該有訊息(網址、頁首頁尾),且檔號被切一半。


請至新系統/個人設定/下載區/簡報 檔「電腦設定(含憑證障礙排除、附件小程式)」第3頁




Q3:6月21日起「跨單位會辦」要用「紙本簽核」,所以我要「發文」到外單位只能「紙本簽核」?


跨單位「會辦」跟跨單位「發文」不同。簽核方式(線上簽核or紙本簽核)與發文方式(電子發文or紙本發文)無關。
(1) 跨單位「會辦」因二三階單位使用舊系統,線上公文無法互通,所以無法線上會辦,只能紙本會辦,主管批核紙本公文後,文書人員可以透過「公文電子交換系統」發「電子公文」,兩者不衝突。
(2) 跨單位「發文」可以用電子公文交換機制發送,新舊系統之電子交換公文是可以互通的,所以跨單位「發文」可以使用線上簽核。




Q4:來文及附件如何批次下載?


在「來文1」按右鍵/下載所有檔案




Q7:新舊系統之電子公佈欄會互通嗎?


不會。




Q5:哪一種來文可以「自存」,哪種來文要「存檔案室」。


「電子交換」之來文無法自存,僅能存檔案室(公文類別:「收」)。 「內部交換」來文(公文類別:「內」)才能自存。
因二、三階單位尚未使用新系統,在此過渡期,二、三階單位來函只能透過「公文電子交換」系統(無法自存,僅能存檔案室)。一階單位互發之內部交換公文才能自存。




Q6:「公布欄」、「決行後通知」、「複閱通知」及「不掛號通知」之差別?


(1)電子公布欄:公告週知,無簽核意見。於主管決行後手動刊登。
(2)決行後通知:可設定欲通知之「人員」、「部門」或「單位」,含簽辦意見。承辦人於公文尚未送出前設定,主管決行後自動通知。
(3)複閱通知:決行主管欲告知或交辦「曾看過該公文之所有同仁」,於「決行傳送」前勾選「複閱」,系統會通知「曾看過該公文之所有同仁」。
(4)不掛號通知:受文者為個人之公文,如開會通知單等,處理方式詳前面Q&A




Q8:如何撤案(舊系統稱銷號)


1.來文:需由登記桌或收文人員撤案。

2.創簽稿:公文辦理/承辦作業/創簽創稿查詢,輸入條件找到公文-->勾選-->撤號。

撤號




Q9:更新電話如何輸入?


我的設定/個人設定/滑鼠移到電話欄位,依格式(XX)XXXX-XXXX輸入新 電話即可更新。




Q10:紙本公文自存,如何上載影像檔,以利日後查看。


決行歸檔註記-->附件資訊,可上載影像檔(限30MB)





長官作業Q & A

Q1:來文及附件如何批次下載?


在「來文1」按右鍵/下載所有檔案




Q2:何謂「複閱」?如何使用?


複閱 :決行主管欲告知或交辦「曾看過該公文之所有同仁」,於「決行傳送」前勾選「複閱」,系統會通知「曾看過該公文之所有同仁」。 同仁會收到「複閱通知」。




Q3:如何判文(分文)?


1.判文給部門:選長官分文。 2.判文給人員:指定承辦人。




Q4:「附件小程式」是什麼?如何使用/安裝/移除?


承辦人簽稿附件,如為可編輯檔(odt、ods)修改後直接置換。

安裝/移除詳附件。

<下載操作文件>





共同Q & A

Q3:新系統上線後,可以在新系統查到舊系統公文嗎?


因需等全部單位移轉新系統,並完成檔案編目才會執行檔案轉置,預計明(111)年中才會將舊系統資料轉入新系統,因此查詢舊公文目前仍需使用舊系統,所以暫時不會關閉同仁單一入口之舊系統權限。 惟請注意一階單位不得再於舊系統辦理新公文,且限用IE瀏覽器。




Q5:7月1日起主管需要操作新舊兩套公文系統嗎?


一階上線單位,如貴單位承辦人7月1日起線上簽核公文皆轉為紙本公文辦理,原則上主管就不需要再操作舊系統(批核電子表單除外);惟如有少數同仁未依規定轉紙本文(仍繼續使用線上簽核),或是同仁申請電子表單,主管就需要到舊系統簽核線上公文或批核電子表單。




Q12:一階上線後,二、三階如何測試新系統?如需調整組織或人員資料,如何處理。


7月5日以後,請至測試網站http://172.16.7.26/TSC_SPEED30/(帳號:員編、密碼:無,限公司內網)。 調整組織或人員資料,亦於測試網站調整,二、三階單位上線前會回寫至正式機。




Q1:一、二、三階上線單位及時程為何?


一階7月1日:總管理處、糖研所、休憩事業部(含酒店、尖山埤)、高雄區處。 二階9月1日:各區處(高雄除外)、砂糖事業部(含善化糖廠、虎尾糖廠、小港廠)。 三階11月1日:各事業部(砂糖除外)、高雄分公司、環保營運中心。




Q4:新系統「不掛號公文」使用時機及注意事項。


「不掛號公文」係針對受文者為個人之電子公文,文書收文時會登錄為「不掛號公文」,該公文無文號所以不會稽催、不須簽辦,首頁之「個人待辦」有通知(如下圖),務必要主動觀看,避免延誤公文時效(例如開會)。該公文如同仁需辦理,有3種方式辦理: (1) 下載後以紙本文簽辦後自存。 (2) 創簽並以夾帶附件方式辦理。
(3) 請收文人員重新收文。




Q10:即將發布的Windows 11可以使用新系統嗎?


Windows 11剛發布預覽版,尚未測試新系統,請暫勿更新。




Q6:副總經理以上單位可以線上簽核或批核電子表單嗎?


目前暫未開放,請列印紙本公文及專案管制申請單(紙本)陳核。。




Q7:「附件小程式」移除3.0版後,安裝3.01版後,卻未更新?


請將電腦重新開機,才會抓到新的。如遇到附件無法開啟,也請安裝「附件小程式」(新系統/下載區)。




Q9:我的線上簽核公文每一件都要輸入憑證Pin碼,正確嗎?


把快顯封鎖打開即可30分鐘內,免重覆輸入。




Q8:目前線上簽核條件(需符合全部條件)


1.保存年限25年(含)以內。

2.公文總頁數(含來文、簽、稿及其附件)30頁以內為原則。

3.公文性質屬較不重要、案情較簡單、附件非實體之公文可採線上簽核(密件、重要公文、案情複雜、實體附件之公文請採紙本辦理)。

4.公司簽/公司稿屬前述重要公文,仍請以紙本簽核辦理。




Q11:系統文字太小怎麼辦?


方法1:按住鍵盤<shift>鍵+滑鼠滾輪上下滑。</shift> 方法2:調瀏覽器縮放比例。




Q2:請問新公文管理系統(2021)可以使用什麼瀏覽器?


A:新公文系統可以使用各大瀏覽器(Chrome、Edge、FireFox火狐、IE(須設定)),惟建議優先使用Chrome。




Q13:公布欄可以一鍵已閱讀嗎?


可以。 進入公佈欄-->查詢-->批次設定已點閱。





承辦人[公文製作]Q & A

Q1:公文範本中「簽」與「便簽」有何差異?可以加表格嗎?


「簽」:採「主旨」、「說明」、「擬辦」分段式辦理。
「便簽」:採條列式辦理。
新系統之「簽」與「便簽」可以加簡易表格,惟太複雜之表格建議以夾帶附件方式辦理。




Q2:公文查考建議勿用「簽註紙」,應在公文系統上創(增加)「簽」,也可使用便簽嗎?


可以。比照前一問題處理。




Q3:我已設定會辦其他處室,為何系統出現「沒有預排流程」?


新系統因鎖定同仁未經主管(或登記桌)不可會辦之機制,因此會辦其他單位(或部門)時,流程需經「主管」或「登記桌」,才能會辦其他單位。




Q4:如何將常用流程設為「預排流程」?


於「設定流程」畫面,設定完流程後,按「儲存為常用」。




Q5:為何「會辦單位」裡只能選擇「單位」,無「部門」或「人員」?


下拉選單只有 「單位」可選擇,如欲會辦「部門」或「人員」,可以輸入+Enter方式新增。




Q6:「雙欄視窗」是什麼?如何使用?


「雙欄視窗」會開啟左右雙視窗,為方便同仁將「來函」與「簽/稿」對應之工具,使用方式如下圖。




Q7:「格式轉換」是什麼?如何使用?


當您原本的文稿要變更時,可使用「格式轉換」,例如單位簽-->公司簽。




Q8:新系統之流程如何設定?


請觀看影片(片長35分鐘)




Q9:書函及開會通知單自行稿轉函


<下載說明文件>




Q10:設定流程應注意什麼?


一、流程順序為「單位內流程」-->「分會」-->「會辦/陳核」 二、「會辦」或「分會」其他單位(部門或人員)前,單位內流程須有「主管」。 三、建議流程設定後,先檢視流程圖是否正確,再執行「傳送」,以避免錯誤。 <下載說明文件>




Q11:如何做「內文分繕」?


所謂「內文分繕」,為1件函稿,可針對不同受文者,顯示不同函的內容,例如100個退休人員有不同的退休金。 <下載說明文件>




Q13:如何「引用前案」?


當承辦之公文與其他案件有關聯時,如欲讓主管參閱,可使用引用前案。




Q14:簽核意見寫錯,可以修改嗎?


簽核意見不能修改,但可以「隱藏」後重新書寫。




Q12:如何做「附件分繕」?


所謂「附件分繕」,為針對不同受文者,給予不同附件。 <下載說明文件>




Q15:簽/函稿之備註欄如何使用?


備註欄發文時不會顯示,用於簽辦函稿之備註,例如:「附件隨文發不歸檔」、「奉核後,請送秘書處文書組用印」。




Q16:發文給經濟部可以用單位稿嗎?


不行,需用公司稿,而且需要陳核到董事長。如文。




Q17:如何快速夾帶[來文及附件]?


編輯函稿時點[附件],選[匯入來文及附件]即可。 惟來文附件如為微軟商用格式(doc、xls、ppt)將出現錯誤(圖2),需改為ODF格式。




Q18:請問公司簽函稿陳核層級?






檔案管理Q & A

Q1:請問檔號(分類號)選擇,是依單位嗎?例如秘書處收到任何公文,都選擇「管理行政」相關分類號?


不對。 檔號應依檔案類型給予檔號,例如秘書處也會收到人力資源處的來文,歸檔時,應該給予人力資源相關檔號。